Pengertian Fit Out
Secara umum Fit Out diartikan "Provide with (something) usually for a specific purpose". Menyediakan / memberikan sesuatu untuk sebuah kebutuhan tertentu.
Definisi Fit Out menurut Oxford Dictionaries adalah "An act of providing the necessary equipment for a house or flat, especially the final decoration and fitments". Sebuah kegiatan dalam menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan oleh sebuah rumah / tempat tinggal atau bangunan / gedung, khususnya pada tahap akhir dekorasi dan perlengkapan.
Dalam definisi lain Fit Out dapat diartikan "Refers to the process or action of installing building infill, or to the physical products used in making habitable space in a base building". Yaitu merujuk kepada proses atau kegiatan dalam instalasi kelengkapan gedung, atau produk dalam bentuk fisik yang digunakan untuk membuat ruang layak huni dalam bangunan / gedung.
Disini saya coba mendefinisikan secara sederhana mengenai fit out dalam hal kaitannya dengan pengelolaan gedung, yaitu "sebuah proses kerja sama antara pengelola gedung dengan tenant / penghuni / penyewa gedung, dimana pengelola gedung menyediakan ruangan / lahan sewa yang telah disiapkan, untuk didesign atau ditata ulang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan tenant, yang didalamnya terdapat perjanjian dan kesepakatan yang telah ditentukan oleh kedua belah pihak."
Definisi Fit Out menurut Oxford Dictionaries adalah "An act of providing the necessary equipment for a house or flat, especially the final decoration and fitments". Sebuah kegiatan dalam menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan oleh sebuah rumah / tempat tinggal atau bangunan / gedung, khususnya pada tahap akhir dekorasi dan perlengkapan.
Dalam definisi lain Fit Out dapat diartikan "Refers to the process or action of installing building infill, or to the physical products used in making habitable space in a base building". Yaitu merujuk kepada proses atau kegiatan dalam instalasi kelengkapan gedung, atau produk dalam bentuk fisik yang digunakan untuk membuat ruang layak huni dalam bangunan / gedung.
Disini saya coba mendefinisikan secara sederhana mengenai fit out dalam hal kaitannya dengan pengelolaan gedung, yaitu "sebuah proses kerja sama antara pengelola gedung dengan tenant / penghuni / penyewa gedung, dimana pengelola gedung menyediakan ruangan / lahan sewa yang telah disiapkan, untuk didesign atau ditata ulang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan tenant, yang didalamnya terdapat perjanjian dan kesepakatan yang telah ditentukan oleh kedua belah pihak."
Dalam lingkup pengelolaan gedung, sebelum tenant / penghuni gedung menempati ruang / lokasi yang diinginkan, maka terlebih dahulu harus dilakukan proses fit out. Ini dimaksudkan agar penghuni mendapatkan fasilitas dasar / umum yang telah ditetapkan oleh pengelola gedung serta kesepakatan dan perjanjian lainnya terkait penggunaan ruangan sebelum akhirnya dilakukan proses setting ruangan akhir yang benar-benar diinginkan oleh penghuni secara "customize" dan spesifik.
Setiap pengelola gedung memiliki standar yang berbeda dalam menetapkan ketentuan perjanjian kerjasama dan kebutuhan dasar yang diberikan kepada penghuni selama fit out berlangsung, namun ada beberapa hal yang pada umumnya terdapat dalam lingkup pekerjaan fit out, diantaranya:
1. Informasi dan prosedur umum fit out oleh pengelola gedung setempat
2. Kriteria umum pekerjaan fit out, ex : sipil, elektrikal, mekanikal, pekerjaan-pekerjaan lain
3. Spesifikasi ruang tenant
4. Kebutuhan tambahan tenant yang dikerjakan pengelola gedung
5. Spesifikasi material fit out
6. Tata tertib fit out termasuk office fit out
7. Peraturan mengenai deposit fitting out
8. Formulir serah terima dan lainnya
Dan yang perlu diingat, fitting out tidak hanya kegiatan penyerahan ruang / lokasi yang sudah disiapkan oleh pihak pengelola gedung kepada pihak tenant / penghuni / penyewa gedung saja, karena pada akhir kegiatan fitting out juga akan diadakan inspeksi bersama (final inspection) antara pengelola gedung dan tenant, yang bertujuan untuk memastikan bahwa pekerjaan fitting out telah berjalan sesuai prosedur dan dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak tenant kepada pihak pengelola gedung. Hal ini untuk menghindari kerugian disalah satu pihak.
Pada umumnya suatu kegiatan fit out diawasi oleh seorang fit out coordinator yang ditunjuk oleh pengelola gedung dan akan berkoordinasi dengan pihak terkait seperti marketing, tenant relation, dan engineering. Seorang fit out coordinator merupakan personil kunci yang bertanggung jawab atas keseluruhan administrasi, perencanaan, dan proses pekerjaan fitting out. Fit out coordinator harus mengetahui rencana dan proses fitting out berjalan, serta menjadi perwakilan dari pengelola gedung mulai dari awal waktu penyewaan oleh tenant hingga berakhirnya pekerjaan fitting out yang harus sesuai dan memuaskan bagi kedua belah pihak.
Adapun lingkup pekerjaan fit out coordinator diantaranya adalah :
- Bekerja sama dengan departemen engineering dalam hal pengawasan pekerjaan fit out untuk mencapai standar mutu yang telah disepakati termasuk memastikan dilaksanakannya peraturan fit out kepada semua mitra kerja untuk meminimalisir dampak yang merugikan gedung.
- Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan untuk merawat gedung dan lahan agar tetap dalam kondisi terbaik
- Mengontrol pelaksanaan dan jadwal pekerjaan semua mitra kerja
- Mengawasi proyek pemeliharaan dan perbaikan oleh mitra kerja sesuai dengan perjanjian kontrak
- Membantu pihak gudang untuk memutuskan pembelian kebutuhan material gedung
Contoh Prosedur Fit Out
Nah, sebagai contoh paling mudah, berikut ini ditampilkan sebuah contoh prosedur fit out yang diterapkan di sebuah perusahaan properti multi nasional yang saya pernah terlibat didalamnya.
Demikian dan semoga tulisan ini bermanfaat. TLT... Trusted Leading Totality.
“Sebaik-baik perkataan adalah AlQuran, sebaik-baik petunjuk adalah petunjuk Nabi Muhammad SAW…”
