Konsep Smart Office

Seiring berjalannya waktu, manusia terus berusaha meningkatkan kualitas dan efektifitas dalam kehidupannya. Semakin majunya peradaban namun dibarengi dengan semakin terbatasnya sumber daya, kebutuhan dan gaya hidup yang semakin beragam, serta suasana kompetisi dalam berinteraksi, menuntut kita untuk memperkuat potensi dan daya saing dalam menjalani hari. Tak terkecuali, hal ini pun berdampak pada kondisi yang terjadi dalam dunia bisnis dan perusahaan dewasa ini.

Kehebatan suatu instansi ataupun perusahaan terletak pada individu - individu yang saling berpadu menjalin sinergi untuk mencapai target dengan hasil maksimal. Maka sudah sewajarnyalah instansi ataupun perusahaan yang kini ada saling berusaha untuk meningkatkan performa dan produktivitasnya dengan mendukung dan menyediakan kebutuhan setiap individu dalam proses - proses kerja internal, diantaranya adalah dengan menyediakan ruang kerja atau kantor yang representatif, atau dengan kata lain tidak sekedar layak, namun juga mampu mendorong setiap personil yang ada untuk merasa nyaman dan termotivasi untuk memberikan prestasi terbaik mereka untuk perusahaan. 

Dan pada tulisan ini, saya akan mencoba membahas mengenai konsep kantor atau ruang kerja pintar / cerdas, yang pada postingan kali ini kita sebut dengan "Smart Office".

Pengertian Konsep Smart Office

Sekarang ini, kehidupan manusia berjalan semakin cepat dan saling terhubung. Dan keberhasilan adalah milik mereka yang mengerti cara memadukan antara perilaku dan kebutuhan dalam posisi yang sama. Kaitan konsep Smart Office dengan hal tersebut adalah bahwa pokok dari konsep Smart Office sejatinya adalah dengan memahami tentang kebutuhan individu yang dipadukan dengan pemikiran inovatif dan teknologi terkini untuk mendukung agar segenap personil mampu mengeluarkan seluruh potensi yang ada untuk kebaikan perusahaan. Dan untuk mewujudkannya diperlukan waktu dan pemikiran yang menyeluruh.

Kriteria Sebuah Smart Office

Sebuah ruang kerja belum dapat dikatakan Smart sebelum teknologi dan layanannya mampu mendukung setiap individu yang bekerja didalamnya. Oleh sebab itu, kita dapat menyederhanakan dan membagi pengertian bahwa Smart Office itu adalah :

1. Memusatkan dan menghadirkan ditengah-tengah setiap individu yang ada, sesuatu yang menarik dan memotivasi, serta menyediakan apa yang mereka butuhkan untuk bekerja secara maksimal

2. Didasari oleh jenis aktivitas yang harus dilakukan ditempat kerja. Penentuan dimana dan bagaimana sebuah aktivitas dapat dilakukan semata-mata diputuskan untuk mendapatkan hasil terbaik.

3. Fleksibel dalam hal akses dan penggunaannya serta terbuka untuk setiap perubahan dan inovasi dari waktu ke waktu.

4. Memungkinkan penggunaan teknologi yang efisien dalam mendukung persiapan dan pelaksanaan proses kerja.

5. Berkembang dengan pelayanan yang menyediakan segala hal yang berkaitan dengan fungsi, kenyamanan, dan pengalaman.

6. Berkelanjutan untuk menyelaraskan keseimbangan antara ekonomi, lingkungan, dan aspek sosial.

Dan contoh sederhana dari perwujudan smart office adalah konsep bekerja cashless, paperless, wireless, dan seamless yang telah dilakukan dilingkungan Telkom Group.

Cashless artinya tanpa uang tunai, contoh aplikasinya pembayaran tanpa uang tunai untuk kantin dan parkir dengan kartu "linkaja" ataupun jenis penggunaan kartu electronic money lainnya.

Paperless artinya tanpa kertas, contoh aplikasinya adalah penggunaan dokumen digital dan surat elektronik yang didalamnya juga ada tanda tangan elektronik untuk mendukung keabsahan suatu dokumen.

Wireless artinya tanpa kabel, contoh aplikasinya adalah terhubungnya antara perangkat satu dengan lainnya tanpa melalui jaringan kabel, seperti koneksi wireless printer dengan laptop, monitoring CCTV berbasis IP Address, pintu akses yang dapat dibuka dengan Handphone dan sejenisnya.

Seamless artinya tanpa bertemu, contoh aplikasinya adalah ketika meeting / rapat dilakukan melalui teleconference ataupun virtual conference yang dapat dilakukan oleh masing-masing peserta dari berbagai daerah dalam satu pembicaraan telepon ataupun layar monitor.

Dan pada akhirnya, Smart Office adalah sebuah perjalanan untuk secara hati-hati mengelola sebuah ruang kerja dan lingkungannya yang bertujuan untuk melindungi daya tarik, produktivitas, efisiensi, dan keberlanjutannya.

“Sebaik-baik perkataan adalah AlQuran, sebaik-baik petunjuk adalah petunjuk Nabi Muhammad SAW…”

Beberapa Istilah Area Dalam Gedung

Sebuah gedung atau bangunan yang dibangun baik untuk tujuan komersil ataupun non komersil, biasanya memiliki area yang ditujukan untuk dapat diakses oleh publik atau pengunjung yang berasal dari dalam ataupun luar internal gedung.

Karena sifatnya yang publik dan juga menjangkau pihak-pihak diluar internal gedung alias pengunjung, maka biasanya area tersebut dibuat seindah dan semenarik mungkin, sehingga dengan begitu akan merepresentasikan gedung atau bangunan tersebut sebagai sebuah kawasan yang nyaman dan berkesan, dan untuk gedung dengan tujuan komersil, hal tersebut tentu saja akan meningkatkan "value", "brand" atau "image" kawasan tersebut yang berakibat juga bertambahnya occupancy atau tingkat hunian yang akan menambah pemasukan bagi pihak pengelola gedung tersebut.

Yang menarik dari hal tersebut, karena saya sering dapat tugas untuk mendesain ruangan, terutama perkantoran, terkadang timbul pertanyaan apa aja sih area - area publik yang biasanya ada disebuah gedung atau bangunan??? Nah, berikut beberapa yang saya ketahui...


1. Lobby / lobi

Lobi adalah ruang teras di dekat pintu masuk bangunan (hotel, gedung perkantoran, rumah sakit dan lainnya) yang biasanya dilengkapi dengan berbagai perangkat meja dan kursi yang berfungsi sebagai ruang duduk / tunggu, ataupun ruang check in / check out. Kata lobi digunakan pada tahun 1640 yang berarti ruangan masuk yang besar dalam gedung umum

Dalam arsitektur, lobi berarti ruang peralihan. Lobi umumnya menghubungkan pintu masuk sebuah gedung (hotel, perkantoran, rumah sakit dll) dengan ruang-ruang di dalamnya. Fungsinya yang sebagai ruang tunggu atau tempat lalu lalang yang terbuka untuk umum, maka biasanya lobi juga dilengkapi area receptionist / meja counter untuk registrasi pengunjung atau karyawan, dan cafe sebagai penyedia hidangan ringan saat pengunjung sedang menunggu atau berbincang dengan pengunjung lainnya.

2. Lounge

Lounge, dalam arsitektur disebut juga living room. Yaitu sebuah ruangan yang biasanya ditujukan untuk menjamu tamu, membaca, menonton TV atau kegiatan lainnya. Sebuah ruang duduk yang nyaman sehingga sering digunakan sebagai ruang istirahat.

3. Hall

Hall adalah ruangan, ruang depan, aula, balai ruang. (John M Echols and Hasan shadily, Kamus Bahasa Inggris-Indonesia).

Juga dapat diartikan sebagai "A large room for assembly, entertainment, and the like." Atau dengan kata lain sebuah ruangan luas yang digunakan untuk berkumpul, pentas hiburan dan sejenisnya.

Hall juga berarti ruang terbuka yang luas didalam ruangan (indoor), sebuah ruangan besar yang interiornya didesain sedemikian rupa dan digunakan untuk acara pertemuan besar, seperti seminar, kongres, pesta dan acara-acara besar lainnya. Hall adalah area yang diperuntukkan untuk mengakomodasi kebutuhan umum, mengingat di sini biasanya digelar acara yang melibatkan orang banyak.

4. Atrium

Dahulu, atrium adalah "The main hall of an ancient Roman house, containing an opening to the sky (compluvium) through which rainwater falls to a tank or cistern below (impluvium)".

Di masa kini, atrium dapat diartikan sebagai sebuah ruang vertikal yang luas, seringkali terletak ditengah, yang menghubungkan tiga lantai atau lebih yang menghasilkan kesan yang lapang.

Selain luas dan biasanya dibatasi oleh dinding / atap kaca, ruangan ini mampu menjadi jembatan yang menghubungkan area dalam bangunan dengan pemandangan outdoor / langit yang memungkinkan cahaya matahari bisa masuk.

Karena cahaya matahari bisa langsung menyentuh bagian dalam atrium, maka kita dapat sekaligus merasakan suasana outdoor di dalam ruangan.

“Sebaik-baik perkataan adalah AlQuran, sebaik-baik petunjuk adalah petunjuk Nabi Muhammad SAW…”